Các thông số tính thuế TNCN mới nhất năm 2026
Trước khi đi vào từng trường hợp, kế toán cần nắm các thông số đang áp dụng từ ngày 01/01/2026.
Mức giảm trừ gia cảnh và tỷ lệ bảo hiểm
| Thông số | Mức áp dụng |
|---|---|
| Giảm trừ bản thân người nộp thuế | 15.500.000 đồng/tháng |
| Giảm trừ mỗi người phụ thuộc | 6.200.000 đồng/tháng |
| BHXH, BHYT, BHTN phần người lao động đóng | 10,5% tiền lương đóng BHXH |
| BHXH, BHYT, BHTN phần doanh nghiệp đóng | 21,5% tiền lương đóng BHXH |
| Kinh phí công đoàn (doanh nghiệp đóng) | 2% quỹ lương đóng BHXH |
Biểu thuế lũy tiến từng phần 5 bậc
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 10 triệu đồng | 5% |
| 2 | Trên 10 đến 30 triệu đồng | 10% |
| 3 | Trên 30 đến 60 triệu đồng | 20% |
| 4 | Trên 60 đến 100 triệu đồng | 30% |
| 5 | Trên 100 triệu đồng | 35% |
Cách tính thuế TNCN cho nhân viên chính thức
Đối tượng áp dụng
Người lao động ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 3 tháng trở lên, là cá nhân cư trú. Trường hợp thời gian thử việc được ghi ngay trong HĐLĐ cũng áp dụng cách tính này.
Công thức tính
Bước 1. Thu nhập chịu thuế
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập − Các khoản thu nhập được miễn thuế
Các khoản miễn thuế thường gặp trên bảng lương gồm phụ cấp ăn ca, phần chênh lệch tiền làm thêm giờ, và một số khoản phụ cấp theo quy định.
Bước 2. Thu nhập tính thuế
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế − Bảo hiểm bắt buộc (NLĐ đóng) − Giảm trừ bản thân − Giảm trừ người phụ thuộc
Bước 3. Thuế TNCN phải nộp
Thuế TNCN = Σ (Phần thu nhập tính thuế trong từng bậc × Thuế suất bậc đó)
Ví dụ minh họa
Nhân viên A có tổng thu nhập tháng 61.500.000 đồng, trong đó 3.000.000 đồng là phụ cấp ăn ca và điện thoại được miễn thuế. Lương đóng BHXH là 7.909.000 đồng. Nhân viên A đăng ký 2 người phụ thuộc.
| Chỉ tiêu | Cách tính | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Thu nhập chịu thuế | 61.500.000 − 3.000.000 | 58.500.000 |
| Bảo hiểm bắt buộc | 7.909.000 × 10,5% | 830.445 |
| Giảm trừ bản thân | 15.500.000 | |
| Giảm trừ người phụ thuộc | 2 × 6.200.000 | 12.400.000 |
| Thu nhập tính thuế | 29.769.555 | |
| Thuế bậc 1 | 10.000.000 × 5% | 500.000 |
| Thuế bậc 2 | 19.769.555 × 10% | 1.976.956 |
| Thuế TNCN phải nộp | 2.476.956 |
Cách tính thuế TNCN cho nhân viên đã nghỉ việc
Vì sao người nghỉ việc được tính thuế khác?
Thực tế, doanh nghiệp thường chốt công và trả lương tháng cuối sau ngày người lao động nghỉ việc. Tại thời điểm chi trả, hợp đồng lao động đã chấm dứt, nên khoản thu nhập này không áp dụng biểu thuế lũy tiến. Doanh nghiệp khấu trừ theo tỷ lệ cố định.
Nguyên tắc khấu trừ
- Khấu trừ 10% trên thu nhập chịu thuế nếu mỗi lần chi trả từ 5 triệu đồng trở lên.
- Không áp dụng giảm trừ bản thân và người phụ thuộc tại thời điểm khấu trừ.
- Các khoản thu nhập được miễn thuế không bị khấu trừ.
- Nếu ước tính tổng thu nhập cả năm chưa đến mức phải nộp thuế, người lao động có thể lập bản cam kết theo mẫu quy định để tạm thời không bị khấu trừ.
Ví dụ minh họa
Nhân viên B nghỉ việc ngày 25/9. Ngày 10/10 công ty trả lương tháng 9 là 20.000.000 đồng, trong đó 2.000.000 đồng là phụ cấp ăn ca được miễn thuế.
| Chỉ tiêu | Cách tính | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Thu nhập chịu thuế | 20.000.000 − 2.000.000 | 18.000.000 |
| Thuế TNCN khấu trừ | 18.000.000 × 10% | 1.800.000 |
| Thực nhận (chưa trừ bảo hiểm, nếu có) | 20.000.000 − 1.800.000 | 18.200.000 |
Số thuế đã khấu trừ 10% không mất đi. Khi quyết toán thuế TNCN năm, người lao động được trừ số này vào số thuế phải nộp. Nếu nộp thừa, người lao động được hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau.
Cách tính thuế TNCN và BHXH cho nhân viên thử việc
Đây là trường hợp dễ sai nhất trên bảng lương, vì cách tính phụ thuộc vào hình thức thử việc.
Thử việc bằng hợp đồng thử việc riêng
Bảo hiểm: người lao động ký hợp đồng thử việc riêng không thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc (Nghị định 158/2025/NĐ-CP). Vì vậy BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đều bằng 0.
Thuế TNCN: khấu trừ 10% trên thu nhập chịu thuế nếu mỗi lần chi trả từ 5 triệu đồng trở lên.
Ví dụ: Nhân viên C ký hợp đồng thử việc 2 tháng, thu nhập tháng 9.775.000 đồng, trong đó 1.500.000 đồng được miễn thuế.
| Chỉ tiêu | Số tiền (đồng) |
|---|---|
| Thu nhập chịu thuế | 8.275.000 |
| BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ | 0 |
| Thuế TNCN khấu trừ (8.275.000 × 10%) | 827.500 |
Thử việc ghi trong hợp đồng lao động
Nếu nội dung thử việc nằm ngay trong HĐLĐ thuộc diện đóng BHXH bắt buộc, doanh nghiệp và người lao động phải đóng BHXH trong suốt thời gian thử việc (Luật BHXH 2024). Thuế TNCN tính theo biểu lũy tiến như nhân viên chính thức (mục 2).
Lưu ý khi lập bảng lương: nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận “Lương làm căn cứ đóng BHXH” cho người thử việc, để làm cơ sở tính lương và đóng bảo hiểm khi ký chính thức. Khi đó, cột tiền bảo hiểm cần có điều kiện loại trừ theo loại hợp đồng. Nếu không, bảng lương sẽ tự động tính 10,5% và 21,5% cho cả người ký hợp đồng thử việc riêng.
Bảng tổng hợp so sánh 3 trường hợp
| Tiêu chí | Nhân viên chính thức | Đã nghỉ việc | Thử việc (HĐ riêng) |
|---|---|---|---|
| Phương pháp tính thuế | Lũy tiến 5 bậc | 10% | 10% |
| Ngưỡng khấu trừ | Không | Từ 5 triệu/lần | Từ 5 triệu/lần |
| Giảm trừ gia cảnh | Có | Không | Không |
| Trừ bảo hiểm trước khi tính thuế | Có | Không | Không |
| Khoản miễn thuế | Không tính thuế | Không tính thuế | Không tính thuế |
| Đóng BHXH, BHYT, BHTN | Có | Theo tháng làm việc cuối | Không |
Công thức Excel tự động tính thuế TNCN trên bảng lương
Để bảng lương tự xử lý đúng từng trường hợp, chỉ cần thiết kế hai cột “công tắc”, nhập bằng danh sách thả xuống (Data → Data Validation):
- Loại hợp đồng: HĐLĐ/HĐ thử việc
- Trạng thái: Chính thức/Thử việc/Đã nghỉ việc
Toàn bộ thông số (giảm trừ, tỷ lệ bảo hiểm, thuế suất) nên đặt ở một sheet tham số riêng. Khi chính sách thay đổi, kế toán chỉ cần sửa một ô.
Công thức cột bảo hiểm người lao động
=IF(LoaiHD="HĐ thử việc", 0, LuongBHXH * TyLeBH_NLD)
Công thức cột giảm trừ bản thân
=IF(AND(PhuongPhap="Lũy tiến", TrangThai<>"Đã nghỉ việc"), GiamTruBanThan, 0)
Công thức cột thuế TNCN
=IF(TrangThai="Đã nghỉ việc",
IF(TNChiuThue>=5000000, TNChiuThue*10%, 0),
IF(PhuongPhap="10%",
IF(TNChiuThue>=5000000, TNChiuThue*10%, 0),
MIN(TNTT,10000000)*5%
+ MAX(MIN(TNTT-10000000,20000000),0)*10%
+ MAX(MIN(TNTT-30000000,30000000),0)*20%
+ MAX(MIN(TNTT-60000000,40000000),0)*30%
+ MAX(TNTT-100000000,0)*35%))
Các hàm Excel cần dùng
| Hàm | Công dụng trên bảng lương |
|---|---|
| IF | Chọn công thức theo trạng thái, loại hợp đồng |
| AND/OR | Kết hợp nhiều điều kiện cùng lúc |
| VLOOKUP | Tra mức lương, phụ cấp, KPI theo mã nhân viên |
| IFERROR | Trả giá trị mặc định khi tra cứu lỗi |
| MIN/MAX | Tách các bậc thuế lũy tiến, chặn thu nhập âm |
| SUM | Tổng hợp theo phòng ban và toàn công ty |
| ROUND | Làm tròn tiền thuế, bảo hiểm |
5 lỗi thường gặp khi tính thuế TNCN trên bảng lương
- Gõ sai trạng thái. Excel so sánh từng ký tự, nên “Da nghi viec” (không dấu) sẽ không được nhận và bị tính theo lũy tiến. Cách khắc phục: dùng danh sách thả xuống thay vì gõ tay.
- Lạm dụng IFERROR. Hàm này trả về 0 khi tra cứu lỗi, khiến nhân viên bị sai mã vẫn “có số” trên bảng lương. Cách khắc phục: đối chiếu tổng thu nhập thực tế với mức thỏa thuận.
- Tính BHXH cho người ký hợp đồng thử việc riêng. Doanh nghiệp đóng thừa bảo hiểm và phải làm thủ tục điều chỉnh. Cách khắc phục: thêm điều kiện theo cột loại hợp đồng.
- Áp lũy tiến cho người đã nghỉ việc. Vẫn tính giảm trừ gia cảnh khi khấu trừ, dẫn đến khấu trừ thiếu thuế. Cách khắc phục: thêm điều kiện theo cột trạng thái.
- Dán giá trị đè lên công thức. Bảng lương không còn tự cập nhật ở các kỳ sau. Cách khắc phục: khóa (Protect) các cột công thức, chỉ mở các ô nhập liệu.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên nghỉ việc nhận lương sau khi nghỉ có được giảm trừ gia cảnh không?
Không. Tại thời điểm chi trả, doanh nghiệp khấu trừ 10% mà không áp dụng giảm trừ gia cảnh. Người lao động được tính giảm trừ đầy đủ khi tự quyết toán thuế TNCN cuối năm.
Thu nhập dưới 5 triệu đồng có bị khấu trừ thuế 10% không?
Không. Nếu mỗi lần chi trả dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế tại thời điểm trả thu nhập.
Ký hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH không?
Nếu ký hợp đồng thử việc riêng thì không phải đóng BHXH bắt buộc. Nếu thử việc được ghi trong HĐLĐ thuộc diện đóng BHXH thì phải đóng trong suốt thời gian thử việc.
Bị khấu trừ 10% có được hoàn thuế không?
Có thể. Khi quyết toán thuế TNCN năm, số thuế đã khấu trừ được trừ vào số thuế phải nộp. Nếu đã nộp thừa, người lao động được hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau.
Làm sao để không bị khấu trừ 10%?
Nếu ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm (sau giảm trừ gia cảnh) chưa đến mức phải nộp thuế, người lao động có thể lập bản cam kết gửi doanh nghiệp để tạm thời không bị khấu trừ, theo đúng điều kiện và mẫu quy định.
Dịch vụ xây dựng bảng lương và tư vấn thuế TNCN tại Justeps
Bảng lương nhìn đơn giản, nhưng chỉ một trường hợp đặc biệt bị tính sai là có thể kéo theo truy thu thuế, sai lệch hồ sơ BHXH và mất nhiều thời gian khi quyết toán cuối năm. Nếu doanh nghiệp chưa có thời gian tự xây dựng hoặc cập nhật, [Tên công ty] sẵn sàng đồng hành.
| Dịch vụ | Nội dung |
|---|---|
| Xây dựng bảng lương theo KPI | Thiết kế bảng lương Excel tự động: chấm công, lương thời gian, KPI, phụ cấp, BHXH, thuế TNCN theo đúng cơ cấu thu nhập của doanh nghiệp |
| Rà soát, chuẩn hóa bảng lương | Kiểm tra công thức, xử lý các trường hợp đặc biệt (thử việc, nghỉ việc, hưu trí, người nước ngoài…), cập nhật quy định mới |
| Dịch vụ tiền lương hằng tháng | Tính lương, lập bảng thanh toán, khai thuế TNCN và BHXH định kỳ |
| Quyết toán thuế TNCN | Tổng hợp, đối chiếu, lập hồ sơ quyết toán cho doanh nghiệp và người lao động |
| Đào tạo kế toán nội bộ | Hướng dẫn vận hành bảng lương và cập nhật chính sách mới |
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
Email: info@justepslegal.com
Website: https://justepslegal.com/
Website: https://justeps.vn/
Page: Justeps
Hotline (Zalo): 096 172 2607