Hướng dẫn soạn Hợp đồng lao động mới nhất 2026 dành cho doanh nghiệp

Hướng dẫn soạn Hợp đồng lao động chi tiết đúng quy định

Hợp đồng lao động là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong hệ thống hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Đây không chỉ là căn cứ xác lập quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động mà còn liên quan trực tiếp đến tiền lương, bảo hiểm xã hội, thời giờ làm việc, đánh giá hiệu suất, xử lý vi phạm, nghỉ việc và giải quyết tranh chấp.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng một mẫu Hợp đồng lao động cố định cho tất cả nhân sự. Khi tuyển người mới, bộ phận nhân sự chỉ thay tên, chức danh, mức lương và thời hạn hợp đồng rồi ký. Cách làm này tương đối nhanh nhưng dễ dẫn đến tình trạng Hợp đồng lao động không còn phù hợp với cơ cấu tổ chức, cách trả lương hoặc quy trình quản trị hiện tại của doanh nghiệp.

Một Hợp đồng lao động nên được xây dựng trên cơ sở hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Các nội dung về chức danh, công việc, thời giờ làm việc, tiền lương, KPI, phụ cấp, hỗ trợ, bảo hiểm xã hội và các quy chế nội bộ cần được rà soát đồng bộ trước khi đưa vào áp dụng.

Mẫu Hợp đồng lao động do Justeps xây dựng cũng được thiết kế theo hướng này, trong đó ngoài phần nội dung chính của hợp đồng còn có phụ lục mô tả công việc và bảng phụ cấp, hỗ trợ để doanh nghiệp thuận tiện sử dụng trong thực tế. 

Kiểm tra thông tin và thẩm quyền của người ký Hợp đồng lao động

Phần thông tin của các bên thường khá đơn giản nhưng doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra kỹ trước khi ký. Đối với người sử dụng lao động, các thông tin cơ bản cần thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện ký Hợp đồng lao động.

Trường hợp người ký không phải là người đại diện theo pháp luật thì cần xác định rõ căn cứ để người đó thực hiện việc ký kết. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc phân cấp quản lý tương đối sâu, nên rà soát lại quyết định phân công, ủy quyền hoặc quy chế phân quyền để tránh tình trạng người ký không có thẩm quyền phù hợp.

Đối với người lao động, thông tin trên Hợp đồng lao động cần thống nhất với hồ sơ nhân sự, CCCD hoặc hộ chiếu, thông tin về địa chỉ liên hệ và các giấy tờ có liên quan.

Trong mẫu hướng dẫn của Justeps, phần thông tin người ký cũng được lưu ý riêng, đặc biệt đối với trường hợp ký theo ủy quyền.

Xác định đúng loại Hợp đồng lao động và thời hạn Hợp đồng

Trước khi soạn thảo, doanh nghiệp cần xác định rõ sẽ giao kết Hợp đồng lao động xác định thời hạn hay không xác định thời hạn.

Nếu ký Hợp đồng lao động xác định thời hạn thì ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng thời hạn hợp đồng phải thống nhất với nhau. Đây là nội dung nên kiểm tra kỹ vì trên thực tế thường xảy ra tình trạng phần tên loại hợp đồng ghi một thời hạn nhưng ngày bắt đầu và ngày kết thúc lại không tương ứng.

Đối với Hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì không nên giữ nguyên các câu chữ vốn chỉ áp dụng cho hợp đồng xác định thời hạn.

Mô tả rõ chức danh và phạm vi công việc

Một trong những nội dung cần được xây dựng tương đối cẩn thận là công việc của người lao động.

Nhiều Hợp đồng lao động hiện nay chỉ ghi một câu rất chung như người lao động thực hiện các công việc theo sự phân công của Công ty. Cách ghi này có thể thuận tiện khi soạn mẫu nhưng lại không phản ánh rõ vị trí mà doanh nghiệp tuyển dụng.

Doanh nghiệp nên thể hiện rõ chức danh, phòng hoặc bộ phận làm việc, người quản lý trực tiếp và nhóm nhiệm vụ chính của vị trí.

Với các vị trí có phạm vi công việc tương đối rộng, không nhất thiết phải đưa toàn bộ nhiệm vụ vào thân Hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có thể xây dựng một phụ lục riêng về mô tả công việc và dẫn chiếu trong hợp đồng.

Theo mẫu hướng dẫn của Justeps, Phụ lục I được sử dụng để thể hiện vị trí, người quản lý trực tiếp, nhóm công việc cần thực hiện và các yêu cầu về tiến độ, chất lượng hoặc báo cáo. Cách xây dựng này thuận tiện hơn cho doanh nghiệp trong trường hợp cần điều chỉnh chi tiết công việc hoặc liên kết mô tả công việc với hệ thống KPI.

Quy định địa điểm và thời gian làm việc phù hợp thực tế

Nội dung về nơi làm việc không nên ghi quá chung chung nếu người lao động có một địa điểm làm việc tương đối ổn định. Nếu doanh nghiệp có nhiều trụ sở, chi nhánh, cửa hàng hoặc công trường thì có thể mô tả phạm vi địa điểm làm việc phù hợp với tính chất của vị trí.

Về thời giờ làm việc, doanh nghiệp cần căn cứ vào mô hình vận hành thực tế. Với doanh nghiệp làm giờ hành chính, nội dung này tương đối đơn giản. Với doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, F&B, logistics hoặc các ngành nghề tổ chức theo ca thì Hợp đồng lao động nên phản ánh rõ cơ chế ca làm việc hoặc lịch làm việc.

Trong mẫu của Justeps, phần thời giờ làm việc được thiết kế để doanh nghiệp điền số giờ làm việc, thời gian làm việc, chế độ làm việc và cơ chế bố trí ca phù hợp với từng mô hình. 

Nội dung về làm thêm giờ cũng nên được thiết kế theo hướng dẫn chiếu đến quy định pháp luật và quy định nội bộ phù hợp, thay vì mặc định rằng doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động làm thêm trong mọi trường hợp.

Thiết kế cơ cấu tiền lương phù hợp với hồ sơ thực tế

Tiền lương là phần thường phát sinh nhiều vướng mắc nhất khi rà soát Hợp đồng lao động. Nhiều doanh nghiệp có cơ cấu thu nhập bao gồm lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp, các khoản hỗ trợ, KPI và thưởng. Tuy nhiên, cách thể hiện trên Hợp đồng lao động lại không giống bảng lương thực tế hoặc hồ sơ đang sử dụng để kê khai bảo hiểm xã hội.

Việc này có thể gây khó khăn khi giải trình sau này. Doanh nghiệp nên phân biệt rõ từng nhóm thu nhập và xác định điều kiện chi trả của từng khoản.

Mức lương theo công việc hoặc chức danh nên được thể hiện rõ. Nếu doanh nghiệp có phụ cấp, hỗ trợ hoặc các khoản bổ sung thì cần xác định cụ thể khoản nào được ghi trong Hợp đồng lao động, khoản nào nên đưa vào phụ lục và khoản nào được điều chỉnh theo quy chế nội bộ.

Mẫu hướng dẫn của Justeps tách riêng các nội dung về tiền lương, phụ cấp, hỗ trợ, khoản bổ sung và thưởng hoặc KPI. Cách này giúp doanh nghiệp nhìn rõ từng nhóm thu nhập và thuận tiện hơn khi đối chiếu với bảng lương thực tế. 

Không nên coi KPI là một khoản lương cố định hàng tháng

KPI hiện được sử dụng khá phổ biến trong cơ cấu thu nhập của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu ghi một khoản KPI cố định hàng tháng mà không có tiêu chí đánh giá, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi muốn điều chỉnh mức hưởng dựa trên kết quả công việc.

Nếu doanh nghiệp thực sự áp dụng cơ chế KPI thì nên xây dựng rõ tiêu chí đánh giá, kỳ đánh giá, thang điểm và cách xác định mức hưởng. Trong Hợp đồng lao động chỉ nên ghi nguyên tắc chung và dẫn chiếu sang quy chế hoặc bảng KPI nếu cần.

Mẫu Justeps cũng đi theo hướng thưởng hoặc KPI được xác định căn cứ vào kết quả công việc, kết quả kinh doanh, quy chế và quyết định của người có thẩm quyền. 

Cách thiết kế này giúp Hợp đồng lao động không phải chứa toàn bộ cơ chế đánh giá chi tiết nhưng vẫn bảo đảm có căn cứ khi doanh nghiệp áp dụng.

Kiểm tra tính thống nhất giữa Hợp đồng lao động và hồ sơ đóng Bảo hiểm xã hội

Một Hợp đồng lao động được soạn tốt nhưng không thống nhất với bảng lương hoặc hồ sơ BHXH thì vẫn có thể phát sinh rủi ro.

Khi rà soát cơ cấu thu nhập, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên gọi của từng khoản. Cần xem xét bản chất, điều kiện hưởng và cách chi trả thực tế.

Ví dụ, một khoản được đặt tên là hỗ trợ nhưng được trả cố định, thường xuyên và không gắn với điều kiện cụ thể thì việc xác định nghĩa vụ liên quan không nên chỉ dựa trên tên gọi của khoản tiền đó.

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát Hợp đồng lao động cùng với thang bảng lương, bảng lương thực tế, quy chế tiền lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Nếu các tài liệu này được xây dựng độc lập bởi nhiều bộ phận khác nhau thì khả năng xuất hiện chênh lệch là khá cao.

Nên tách phụ cấp và hỗ trợ thành phụ lục nếu doanh nghiệp có nhiều khoản

Với doanh nghiệp chỉ có một mức lương cố định thì Hợp đồng lao động có thể tương đối ngắn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp áp dụng nhiều khoản hỗ trợ như ăn trưa, điện thoại, đi lại, nhà ở hoặc các khoản khác thì nên cân nhắc tách thành phụ lục.

Trong mẫu Justeps, Phụ lục II được sử dụng để ghi riêng từng khoản phụ cấp hoặc hỗ trợ, mức áp dụng và điều kiện chi trả. Việc tách phụ lục giúp doanh nghiệp quản lý rõ hơn và hạn chế tình trạng thân hợp đồng trở nên quá dài.

Đồng thời, khi xây dựng phụ lục, doanh nghiệp nên ghi rõ điều kiện hưởng của từng khoản. Ví dụ, hỗ trợ ăn trưa có thể được tính theo ngày làm việc thực tế, hỗ trợ điện thoại có thể áp dụng theo vị trí hoặc nhu cầu công việc.

Bổ sung nghĩa vụ bảo mật và quản lý tài sản

Đối với nhiều vị trí, đặc biệt là nhân sự kinh doanh, kế toán, công nghệ, quản lý hoặc các vị trí thường xuyên tiếp cận thông tin khách hàng, nội dung về bảo mật nên được xây dựng rõ.

Doanh nghiệp có thể quy định trong Hợp đồng lao động nghĩa vụ bảo mật đối với thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính, hợp đồng, báo giá, tài liệu kỹ thuật và các tài liệu khác thuộc phạm vi bảo mật.

Nếu doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn về bảo mật thì nên xây dựng thêm thỏa thuận bảo mật riêng.

Tương tự, đối với tài sản và tài khoản công việc, nên có cơ chế giao nhận và bàn giao rõ ràng. Mẫu Justeps có quy định người lao động khi chấm dứt Hợp đồng lao động phải bàn giao công việc, hồ sơ, dữ liệu, tài khoản, tài sản, công cụ, công nợ và các nội dung có liên quan. 

Đây là nội dung đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp thường xuyên giao laptop, điện thoại, tài khoản phần mềm hoặc dữ liệu khách hàng cho nhân sự.

Dữ liệu cá nhân của người lao động cần được xử lý riêng

Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, doanh nghiệp thu thập và sử dụng khá nhiều dữ liệu cá nhân.

Các dữ liệu này có thể bao gồm thông tin định danh, hồ sơ tuyển dụng, thông tin tiền lương, tài khoản ngân hàng, bảo hiểm, thuế, chấm công, đánh giá công việc và dữ liệu phát sinh trong quá trình làm việc.

Do đó, doanh nghiệp nên rà soát nội dung xử lý dữ liệu cá nhân ngay trong bộ hồ sơ lao động.

Mẫu Hợp đồng lao động của Justeps dành riêng một điều để xác định phạm vi dữ liệu, mục đích xử lý, việc chia sẻ dữ liệu và trách nhiệm bảo mật của doanh nghiệp.

Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể xây dựng thêm thông báo xử lý dữ liệu cá nhân hoặc chính sách riêng dành cho người lao động.

Không nên đưa toàn bộ nội dung quản trị nhân sự vào Hợp đồng lao động

Một Hợp đồng lao động không cần chứa toàn bộ hệ thống quản trị lao động của doanh nghiệp. Những nội dung chi tiết về KPI, kỷ luật, quy trình nghỉ việc, bảo mật, quản lý tài sản hoặc đánh giá công việc có thể được quy định tại các văn bản riêng và dẫn chiếu từ Hợp đồng lao động.

Đặc biệt, các nội dung về kỷ luật lao động không nên được thiết kế tùy ý trong Hợp đồng lao động để thay thế Nội quy lao động.

Mẫu Justeps cũng ghi nhận trường hợp người lao động tự ý bỏ việc hoặc vắng mặt không có lý do chính đáng phải được xem xét xử lý theo căn cứ và trình tự phù hợp, đồng thời lưu ý không sử dụng Hợp đồng lao động để thay thế Nội quy lao động. 

Về mặt quản trị, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống thống nhất giữa Hợp đồng lao động, phụ lục, mô tả công việc, KPI, quy chế tiền lương, Nội quy lao động và hồ sơ nghỉ việc.

Rà soát nghĩa vụ của hai bên trước khi ký

Ngoài tiền lương và thời giờ làm việc, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra phần quyền và nghĩa vụ của hai bên.

Đối với người lao động, nội dung thường liên quan đến việc thực hiện công việc, tuân thủ quy trình, bảo mật, quản lý tài sản, báo cáo rủi ro, bàn giao khi nghỉ việc và thực hiện các cam kết hợp pháp đã ký.

Đối với doanh nghiệp, cần bảo đảm nghĩa vụ bố trí công việc, thanh toán tiền lương, bảo đảm điều kiện làm việc và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm, thuế và quản lý lao động.

Mẫu Justeps dành riêng các điều khoản tương đối chi tiết cho quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động để hạn chế việc sử dụng những câu chữ quá chung chung. 

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi sử dụng Hợp đồng lao động

Qua quá trình rà soát hồ sơ lao động, một số vấn đề thường xuất hiện là Hợp đồng lao động sử dụng mẫu cũ trong thời gian dài nhưng không cập nhật theo cơ cấu vận hành hiện tại.

Chức danh trong hợp đồng có thể không giống chức danh trên bảng lương. Mức lương ghi trên hợp đồng có thể khác cách doanh nghiệp thực tế trả lương. Một số doanh nghiệp có khoản KPI nhưng chưa có quy chế đánh giá. Một số doanh nghiệp lại đưa toàn bộ khoản thu nhập vào nhóm hỗ trợ nhưng không có điều kiện hưởng rõ ràng.

Ngoài ra còn có trường hợp Hợp đồng lao động dẫn chiếu đến Nội quy lao động hoặc quy chế tiền lương nhưng doanh nghiệp chưa ban hành tài liệu đó hoặc đã ban hành nhưng nội dung không còn phù hợp.

Vì vậy, việc rà soát Hợp đồng lao động nên được thực hiện cùng toàn bộ hệ thống hồ sơ liên quan, thay vì chỉ sửa từng câu chữ trong hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp về Hợp đồng lao động

Doanh nghiệp có thể sử dụng một mẫu Hợp đồng lao động cho toàn bộ nhân viên không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng một khung Hợp đồng lao động thống nhất nhưng nên điều chỉnh các nội dung phù hợp với từng nhóm vị trí.

Các nhóm văn phòng, bán hàng, sản xuất, quản lý hoặc lao động làm việc theo ca thường có sự khác nhau về thời giờ làm việc, công việc, cơ cấu thu nhập và cách đánh giá hiệu suất.

Có cần ghi chi tiết toàn bộ công việc trong Hợp đồng lao động không?

Không nhất thiết. Doanh nghiệp có thể ghi chức danh và phạm vi công việc chính trong Hợp đồng lao động, sau đó sử dụng phụ lục hoặc bảng mô tả công việc để ghi chi tiết hơn.

Cách làm này thuận tiện hơn khi doanh nghiệp có nhiều vị trí hoặc thường xuyên cập nhật JD.

KPI có cần ghi mức cụ thể trong Hợp đồng lao động không?

Không phải trường hợp nào cũng cần ghi mức KPI. Nếu KPI phụ thuộc vào kết quả công việc thì doanh nghiệp nên xác định cơ chế đánh giá và cách tính tại quy chế KPI hoặc tài liệu riêng. Hợp đồng lao động có thể dẫn chiếu sang các tài liệu này.

Có nên đưa toàn bộ phụ cấp và hỗ trợ vào Hợp đồng lao động không?

Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phụ cấp và hỗ trợ thì có thể tách thành phụ lục. Điều quan trọng là cần thể hiện rõ tên khoản, mức hưởng và điều kiện chi trả để thuận tiện khi áp dụng.

Khi thay đổi tiền lương có cần ký lại toàn bộ Hợp đồng lao động không?

Tùy nội dung thay đổi, doanh nghiệp có thể thực hiện việc sửa đổi bằng hình thức phù hợp thay vì ký lại toàn bộ hợp đồng.

Tuy nhiên, sau khi điều chỉnh, cần kiểm tra tính thống nhất giữa Hợp đồng lao động, phụ lục, bảng lương, quy chế tiền lương và hồ sơ liên quan.

Hợp đồng lao động có thay thế Nội quy lao động được không?

Không. Hợp đồng lao động điều chỉnh quan hệ giữa doanh nghiệp và từng người lao động. Nội quy lao động là tài liệu quản lý chung trong doanh nghiệp và có vai trò riêng đối với trật tự, kỷ luật và các hành vi vi phạm tại nơi làm việc.

Hai loại văn bản nên được xây dựng đồng bộ nhưng không nên sử dụng thay thế cho nhau.

Có cần quy định về dữ liệu cá nhân trong Hợp đồng lao động không?

Doanh nghiệp nên có nội dung phù hợp về xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động vì trong quá trình tuyển dụng, trả lương, quản lý và chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp thường xuyên xử lý nhiều nhóm dữ liệu nhân sự.

Tùy quy mô và cách tổ chức, doanh nghiệp có thể quy định nguyên tắc trong Hợp đồng lao động và xây dựng thêm chính sách hoặc thông báo riêng.

Dịch vụ tư vấn Hợp đồng lao động và quản trị lao động của Justeps

Việc xây dựng Hợp đồng lao động thường không nên thực hiện độc lập với các tài liệu nhân sự còn lại. Trong quá trình tư vấn, Justeps thường rà soát đồng thời Hợp đồng lao động, cơ cấu tiền lương, thang bảng lương, KPI, Nội quy lao động, hồ sơ BHXH và các quy trình quản trị có liên quan, cụ thể: 

• Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng mới hoặc rà soát Hợp đồng lao động và phụ lục theo cơ cấu nhân sự thực tế. Đối với doanh nghiệp đang có nhiều nhóm lao động, bộ mẫu có thể được thiết kế riêng theo từng nhóm vị trí thay vì sử dụng một mẫu chung.
• Phạm vi tư vấn cũng có thể bao gồm việc xây dựng cơ cấu tiền lương, thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hệ thống KPI, mô tả công việc, Nội quy lao động, hồ sơ bảo mật và dữ liệu cá nhân, quy trình xử lý vi phạm và bộ hồ sơ nghỉ việc.
• Đối với doanh nghiệp đã vận hành trong thời gian dài nhưng hồ sơ nhân sự được xây dựng qua nhiều giai đoạn, Justeps có thể thực hiện rà soát tổng thể để xác định những nội dung chưa thống nhất giữa Hợp đồng lao động, bảng lương và quy chế nội bộ.
• Mục tiêu của việc rà soát không chỉ là chỉnh sửa hình thức của từng tài liệu mà còn giúp doanh nghiệp có một hệ thống hồ sơ có thể sử dụng được trong thực tế, thuận tiện cho bộ phận nhân sự, kế toán và quản lý khi triển khai.
• Doanh nghiệp đang cần xây dựng mới hoặc rà soát lại Hợp đồng lao động có thể liên hệ Justeps để được trao đổi về phương án phù hợp với cơ cấu nhân sự và cách vận hành hiện tại.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justeps.vn/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng Thanh Xuân: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam

 Văn phòng Hà Đông: Liền kề 06B, No.10 khu Đồng Dưa, phường Hà Đông, thành phố Hà Nội